Introduction

Si les questions suivantes vous brûlent les lèvres :

C’est quoi les Story Points?
Comment apprendre à prioriser un backlog de manière agile?
Quels sont les rôles de l’équipe scrum face au backlog?
Quel est l’intérêt de la business value?

Alors cet atelier est fait pour vous !
Vous allez comprendre le backlog, contrairement à une formation descendante qui ne pourrait pas permettre de toucher du doigt les principes, c’est une formation que nos coachs dispensent pour toutes les équipes.

Ce que j’aime dans cet atelier

L’implication de tous les participants, tout le monde se prête volontiers au jeu, on sort de l’ordinaire !

Les comportements émergents d’auto-organisation du groupe.

Introduction à la Business Value, à l’estimation relative aux Story Points !

L’animateur a toujours des surprises !

Déroulement

Vous avez besoin d’une heure pour faire cet atelier. Avec un peu de marge, de quoi faire un Ice-Breaker et un bon debrief.

Vous pouvez animer cet atelier pour 4 à 15 personnes.

L’atelier se déroule en 4 phases:

  • Création des actions du matin.
  • Estimations absolues en temps.
  • Estimations relatives.
  • Evaluation de la valeur.

Matériel nécessaire

  • Post-it
  • Feutres pour écrire gros sur les post-it
    (proposer un bloc et un feutre par participant)
  • Un mur/tableau libre pour écrire ou poser vos post-it

La présentation téléchargeable en fin d’article, imprimable en tant qu’aide-mémoire pour l’animateur.

Description de l’atelier

1) Création des actions du matin

« Depuis 2 semaines, vous prenez trop de temps pour vous préparer le matin.
Améliorons et optimisons votre préparation pour qu’elle dure moins de 30 minutes. »

« Vous avez jusqu’à 10 minutes pour trouver au moins 30 actions que vous faites le matin entre le moment où vous éteignez votre réveil et prenez votre moyen de transport.
Ecrivez une action par post-it »

Laisser au groupe des blocs de post-it et des feutres, au moins un bloc et un feutre par personne.
Observez l’auto-organisation du groupe.
Plus la consigne est simple, plus le groupe se sentira libre de s’auto-organiser.
La plupart du temps, une personne se retrouve scribe et centralise les propositions, mais des variantes d’organisation existent.

Au bout des 10 minutes, les participants ont leurs actions, il faut au minimum une trentaine d’action.

2) Estimations absolues

Tracez sur un tableau trois colonnes avec des titres « 5 minutes », « 10 minutes » et « 15 minutes ».

« Placez tous ensemble les action dans la colonne 5 minutes tout ce que vous faites si vous n’avez que 5 minutes.
Placez dans la colonne 10 minutes ce que vous ajoutez si vous n’avez que 10 minutes.
Placez dans la colonne 15 minutes ce que vous ajoutez si vous n’avez que 15 minutes.
Attention, vous n’avez pas le droit de parler.
Vous avez 5 minutes. »

Répondez aux éventuelles questions et placez en évidence le chronomètre pour les 5 minutes. Reprenez rapidement et gentiment toute personne parlant à voix haute durant l’exercice.

A la fin du chronomètre. Ils ont à nouveau le droit de parler. Demandez-leur de partager leurs impressions.
Ne vous arrêtez pas au fait qu’ils n’aient pas la possibilité de parler.

Ont-ils collé tous les post-it? Les post-it restants représentent ils 15 minutes?

Guidez les participants vers l’expression de la difficulté de se mettre d’accord pour un temps estimé en absolu, l’estimation diffère selon les personnes.

3) Estimations relatives

Placez sur le mur une flèche de gauche à droite, avec l’intitulé facile à gauche et difficile à droite. C’est l’axe de complexité.

« Placez sur cet axe de complexité tous les post-it, les uns relativement aux autres.
Placez les sur une ligne verticale pour ceux qui ont une difficulté équivalente.
Vous avez 5 minutes. Vous avez le droit de parler »

Laissez le groupe déplacer les post-it. Proposez-leur de coller les post-it qu’ils n’ont peut être pas collé précédemment sur le mur.

A la fin de l’exercice demandez-leur comment ils ont vécu l’exercice.

Cette phase collégiale est mieux vécue que la précédente.

La complexité relative de la très grande majorité des actions du matin est partagée entre tous les participants.

4) Évaluation de la valeur

Tracez sur votre mur/tableau une flèche verticale partant du même point que la première flèche. Cette flèche est l’axe des valeurs, de moins de valeur vers plus de valeur.

« Cet axe représente la valeur métier.
Mettez vers le haut les actions qui sont très importantes et vers le bas celles qui le sont moins.
Gardez vos post-it dans leur colonne actuelle.
Vous avez 5 minutes. »

Cette fois-ci c’est généralement moins facile pour le groupe, mais celui-ci trouve finalement un compromis.

Si le groupe dit qu’il a fini, ou à la fin du temps impartit, Posez la question:

« Comment avez-vous vécu cette phase de l’atelier? »

Orientez le groupe s’il en a besoin sur le fait que l’échelle des valeurs est différente en fonction de chacun.

Conclusion

Pour finir cet exercice montrez le tableau que l’équipe à produit et félicitez les participants pour l’élaboration de leur backlog. Signifiez leur que les post-it représentent les User Stories.

Montrez que l’échelle des valeurs ne peut être faite que par une seule personne: la définition de la valeur métier est de la responsabilité du PO. 

Montrez que l’échelle de complexité est un travail d’équipe et que ce sont ceux qui font qui la connaissent le mieux. La définition de la complexité est faite collégialement par l’équipe.

Vous pouvez montrer comment on crée l’échelle de point d’un équipe en marquant les nombres de la suite de Fibonacci sous les colonnes de complexité.
Expliquez que le cerveau humain n’aborde pas la complexité de manière linéaire, mais croissante approchant cette suite de nombre.
Si les nombres dépassent ~34, expliquez que ces taches devraient être découpées (s’habiller –> mettre chaussure, mettre veste…).

Prenez les éléments en haut à gauche de votre tableau, et montrez que ce sont les choses par lesquelles commencer le matin, beaucoup de valeur, peu de complexité. C’est ce qui va constituer votre premier sprint.
C’est par ces tris qu’il est facile de définir les priorités.

Remerciements

à Benoit Darroux pour sa première présentation.

Support du présentateur

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